Recommandation spécifique FWB 2018-04

Équivalences de diplômes - Permettre de compléter son dossier sans voir reporter son traitement à l’année suivante

Considérant que la sanction du report du dossier à l’année académique suivante parce qu’un document n’a pas été remis sous la forme requise avant le 15 juillet est conséquente pour l’étudiant qui a souvent engagé des frais (inscription, logement, avion, …) ;

Le Médiateur recommande de permettre la complétude d’un dossier d’équivalence sans en avoir l’examen reporté à l’année suivante, pour autant que la preuve de paiement soit présente dès l’introduction du dossier.

Suivi de la Recommandation

L’Administration estime avoir assoupli sa politique en termes de complétude de dossiers. Le Service des équivalences dit avoir assoupli sa politique en matière de degré de complétude des dossiers requis au 15 juillet et permettre ainsi que les demandes incomplètes introduites dans les délais requis soient complétées par la suite, pour autant que la preuve de paiement soit présente dès l’introduction du dossier.
Cependant, elle considère que le dossier doit être un minimum complet et que la seule présence de la preuve de paiement avant le 15 juillet ne peut suffire à considérer le dossier comme recevable.
Pour admettre le dossier, le Service des équivalences exige qu’il soit analysable, c’est-à-dire qu’il comporte au minimum la preuve de paiement, tel qu’imposé par la réglementation, et une copie du diplôme (ou relevé de note si le diplôme n’a pas été émis).

Le Médiateur s’étonnait de cette exigence qui n’apparaissait pas précisément dans les informations sur la complétude de dossier dans les divers supports du Service des équivalences. Ce à quoi l’Administration a répondu qu’il était à noter que c’est bien l’ensemble du dossier qui doit être fourni sous la bonne forme et dans les délais requis qui constitue la règle. Le Médiateur s’étonne d’un soi-disant élan de souplesse signalé par l’Administration dans le cadre de la complétude du dossier et de ce rappel qui est aux antipodes.
Précédemment, le Médiateur signalait avoir reçu plusieurs plaintes où deux documents n’étaient pas sous la forme administrative requise et dont les élèves se voyaient refuser une équivalence pour l’année en cours. En place du diplôme ou du relevé de notes était notamment jointe une attestation de réussite. Deux documents ont été fournis sous la mauvaise forme administrative, les dossiers ont été reportés à l’année académique
suivante.
Puisque l’Administration considère être plus souple et accepte plus d’un document sous la mauvaise forme administrative pour autant qu’il y ait la preuve de paiement et le diplôme ou le relevé de notes (peu importe visiblement la forme) pour que le dossier soit analysable, le Médiateur estime que la recommandation est dès lors partiellement rencontrée.