Équivalence de diplôme : paiement en ligne

Les faits
Mademoiselle P. a effectué le paiement des frais administratifs pour son équivalence depuis les Etats-Unis mais, à cause d’un problème sur la page internet du site, le paiement a été effectué deux fois.
Elle interpelle le service des équivalences et explique qu’elle réside aux Etats-Unis encore quelques semaines mais va rentrer en Italie.
Elle sollicite donc un remboursement en urgence des frais engagés à savoir 251,06 dollars (215,69 euros) car elle va devoir procéder à la fermeture de son compte bancaire aux États Unis.

L'intervention du Médiateur
Sans nouvelles du service, n’obtenant aucune réponse à ses appels téléphoniques et vu l’urgence de la situation, Mademoiselle P. saisit le Médiateur.
Le Médiateur interpelle l’Administration. Cette dernière informe que la demande de remboursement a été prise en charge par le service des équivalences mi-avril 2018 et que l’agent en charge de la gestion des remboursements a complété la demande à destination du service comptabilité.
Cette demande a été transmise fin avril au service compétent et le remboursement a été effectué fin mai 2018.

L’issue de la médiation
Par la suite, la réclamante dit avoir perçu la somme de 206,50 dollars (177,581 euros) au lieu des 251,06 dollars payés. L’Administration attire l’attention sur le fait que les frais réclamés par les organismes financiers ou par l’opérateur de paiement ne sont jamais restitués par l’Administration de la Fédération Wallonie-Bruxelles.
Cependant, après vérification, le versement effectué par le comptable s’élève bien aux 200 euros (236,5 dollars) correspondant aux frais d’une équivalence de niveau bac.
Toutefois, une erreur d’encodage s’est produite : au lieu de saisir le code à charge du créditeur, c’est celui du bénéficiaire qui a été introduit, la réclamante a donc assumé les frais de transfert, ce qui n’est pas normal.
Le service des équivalences a donc pris contact avec le service comptable de la Fédération Wallonie-Bruxelles et un nouveau paiement d’un montant de 13 euros (15 dollars) (soit la différence entre le montant dû et le montant réellement perçu) a été rapidement effectué.
Mademoiselle P. a donc pu récupérer son double paiement rapidement.

Attention : chaque cas évoqué ne peut pas nécessairement être généralisé à d’autres situations. En effet, quand il traite une réclamation, le Médiateur examine la situation concrète et prend en compte les arguments invoqués et les pièces probantes apportées.